إدارة مخزون محلات الصيانة: أفضل الممارسات

الأول: قرّر إذا كنت محتاج تخزّن أصلًا

أغلب النصايح عن المخزون بتفترض إنك عايز مخزن. وده افتراض غلط لنسبة كبيرة من المحلات — وللأغلبية الساحقة من المحلات المصرية — واتباع النصيحة دي بيحرق رأس المال العامل.

التخزين بيجمّد فلوس كانت ممكن تشتغل، وبيعرّضك للتقادم: قطع الموبايلات بتبوظ بالمعنى اللي يهمك، لأن الطلب على شاشة موديل معيّن بينهار أول ما الموديل يقدم. ورف مليان شاشات لموبايل محدش بيجيبه ده فلوس اتحوّلت لأثاث في السكوت.

البديل إنك تطلب لكل أوردر: العميل يوافق على السعر، تشتري القطعة، تركّبها. أبطأ بيوم، بس الفلوس فاضلة في الشغل ومفيش حاجة بتقدم على رفّك انت.

لو بتطلب لكل أوردر، امسك دفتر أسعار

نقطة ضعف الطلب لكل أوردر إنك بتخسر تاريخ الأسعار اللي كان نظام المخزون هيديهولك. ومن غيره التسعير بيتوه: الموظفين بيحزروا، وبيحزروا بأقل، والهامش بيضيع في السكوت على أكتر التصليحات اللي بتعملها.

سجّل اللي دفعته فعلًا في كل قطعة على كل أوردر، وخلي آخر سعر يظهر جاهز المرة الجاية. بعد كام شهر بيبقى المحل اللي مخزونه صفر عنده دفتر أسعار خاص بيه لكل حاجة بيركّبها — وده النص المفيد من اللي إدارة المخزون كانت المفروض تقدمه.

لو بتخزّن، خلي الرصيد محسوب من الحركات

الخطأ الشائع في متابعة المخزون هو خانة رصيد الموظفين بيعدّلوها بإيدهم. بتبدأ مظبوطة، وبعدين حد بيصحّحها بإيده بعد جردة غلط، ومن ساعتها الرقم بقى رأي.

سجّل حركات بدل كده — اتشرى، اتصرف على أوردر، اتباع، اترجّع، اتعدّل — وخلي الرصيد مجموعهم. الرقم ساعتها بيفسّر نفسه دايمًا، وأي فرق بيوديك على حركة ناقصة أو غلط بعينها مش على مجهول.

• أي تعديل لازم يبقى معاه سبب مسجّل؛ التعديلات المجهولة بتخبّي السرقة وخلل الشغل مع بعض
• اجرد كمية صغيرة من القطع الغالية بشكل متكرر، بدل ما تجرد كل حاجة مرة في السنة
• الحاجات اللي ليها سيريال — أجهزة وبوردات — تابعها واحدة واحدة بحالتها مش بالعدد
• خلي كتالوج القطاعي منفصل عن قطع الصيانة؛ الهوامش مختلفة والتقارير مختلفة

حدود التنبيه تتظبط على مدة التوريد مش على الترتيب

حد التنبيه المفروض يكون تقريبًا اللي بتستهلكه خلال مدة ما القطعة توصلك. لو الشاشة بتاخد يومين وبتركّب حوالي 3 في الأسبوع، حد التنبيه عند واحدة متأخر وعند عشرة ده فلوس نايمة على رف.

والحدود لازم تبقى لكل فرع. القطعة اللي متوفرة في المحل الرئيسي مش موجودة خالص في الفرع التاني، والتنبيه اللي بيجمّع الاتنين مش بيقول لحد حاجة مفيدة.

وأخيرًا، التنبيهات لازم ما تتكررش. التنبيه اللي بيتكرر كل يوم والمخزون قليل هو تنبيه الكل بيتعلّم يقفله، وساعتها التنبيه المهم بيتقفل معاه.

اتصرّف في المخزون الميت بقرار

كل محل بيخزّن بيجمّع قطع عمرها ما هتتركّب. والغلط إنك تفضل تعاملها كأنها لسه بتساوي اللي اشتريتها بيه. هي بتساوي اللي حد هيدفعه فيها النهارده، وده غالبًا أقل بكتير وبيبقى صفر في الآخر.

1. راجع القطع اللي ما اتحركتش من 6 شهور، بجدول مش لما تصادف تلاحظ
2. بيعها بخسارة بدري بدل خسارة أكبر بعدين — القيمة بتنزل بس
3. ارجع بكل واحدة لسبب شرائها؛ طريقة الشرا اللي عملتها لسه شغالة
4. اشطب اللي مالوش قيمة فعلًا، عشان قيمة مخزونك تبطّل تبقى وهم

أسئلة بتتسأل كتير

محل الصيانة لازم يخزّن قطع غيار؟

يعتمد على تركيز الموديلات ورأس المال العامل. التخزين منطقي للمحلات اللي شغلها كتير على عدد موديلات محدود. أما المحلات اللي بتغطي موديلات كتير أو رأس مالها ضيق، الطلب لكل أوردر بعد موافقة العميل غالبًا أحسن: بيجمّد فلوس تقريبًا معدومة وبيرمي خطر التقادم على تاجر الجملة، مقابل يوم تقريبًا في مدة التصليح.

أحمي هامش ربحي إزاي وأنا مش بخزّن؟

سجّل السعر اللي دفعته فعلًا في كل قطعة على كل أوردر، وخلي النظام يعرض لك آخر سعر المرة الجاية. بعد كام شهر بيتكوّن عندك دفتر أسعار خاص بالقطع اللي بتركّبها كتير، وده بيمنع تشتت التسعير اللي بيأكل الهامش لما الموظفين بيحزروا.

الرصيد المفروض يتحسب إزاي؟

من مجموع الحركات المسجّلة — مشتريات، وصرف على أوردرات، ومبيعات، ومرتجعات، وتعديلات — مش رقم متخزّن بيتعدّل. الرصيد المحسوب بيفسّر نفسه دايمًا، وأي فرق بيرجع لحركة بعينها بدل ما يبقى بلا تفسير.

حد التنبيه على نقص المخزون يتحط عند كام؟

تقريبًا الكمية اللي بتستهلكها خلال مدة توريد القطعة. لو القطعة بتاخد يومين وبتركّب 3 في الأسبوع، حط الحد حوالي 2 — مش 1 اللي بينبّه متأخر، ولا 10 اللي بتبقى فلوس نايمة على رف. وحط الحدود لكل فرع، لأن الأرصدة بتختلف من مكان للتاني.